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General measures related to traveling restrictions, schools closing, social distancing. No specific measures related to Procurement.

Most Procurement processes required face to face interaction. Regulations only allow for very few procedures to take place electronically (i.e. Tenders board meeting).

Assistance or proposed structure to facilitate procurement processes electronically since they do not have access to e-GP.

Advise on good practices that can be followed in emergency situations like this.

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Declared state of emergency.

Limited supply of protective equipment and antibacterial gel.

Specific health supplies required.

Ministry of Finance

Without Framework Agreements.

The Ministry of Finance has implemented the following measures related to COVID-19:

Use of the Limited Tendering Procedure which is being used in case of emergencies and for protection of public health.

Creation of a specific activity number in its Chart of Accounts in order to register all expenditures made -current and capital- during the pandemic.

Public procurement is being led by the Ministry of Health which ensures that the Covid-19 tests are compatible with laboratory equipment which is located in Belize.

– Procurement of masks, produced locally. In Belize, it’s required to use a mask in all public spaces and to keep social distance (3 to 6 feet apart).
– Design and Execution of a cash subsidy for all those that lost their employment because of the pandemic.

Both the private sector and civil society are working with the Government of Belize to provide an effective response to the pandemic, through:
– Cash donations which are comprised in the Chart of Accounts.
– Procurement of equipment [ventilators, PPEs] provided by the private sector, following the guidelines stated by the Ministry of Health, which also recommends Direct Payment to the Supplier. Some Suppliers are even offering facilities to supply goods and services needed and get paid later when foreign exchange earnings increase or stabilize.

Keeping on donations, allocation of funds to enable the unexpected purchases, records of what is being purchased and the procurement method being used.

– Formulation of Framework Agreements. Up to now, the Limited Tendering Procedure is the procurement method being used.
– Decreasing of revenues due to the decreasing of activities. This situation has put a strain on government finances which are needed to purchase laboratory equipment and expendable items (tests, syringes, etc).
– Shortage of medical equipment (ventilators). Likewise, payments have to be made by a certain due date or orders are cancelled.

– Test kitts needed to continue monitoring the situation. These medical materials necessarily must be certified by the Ministry of Health in order to verify its compatibility with the reagents available in Belize.

Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

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Specific supreme decree authorize agencies to use Direct Contracting to respond to COVID 19 emergency.

No dedicated Budget allocated as it is a force majeure event.

Limited capacity of suppliers.

Access to additional Supplies since the market is at max capacity.

Public Services and Procurement Canada (PSPC), legally known as Public Works and Government Services Canada (PWGSC)

As the Government of Canada’s central purchaser, Public Services and Procurement Canada (PSPC) is awarding contracts in order to ensure Canada is acquiring the goods and services that front line workers need, including personnel protective equipment, medical equipment, nursing and support services, air charters, accommodations, transportation, and security.

PSPC is leveraging existing supply arrangements, as well as engaging with the broader domestic and international supply communities to identify and purchase required products. PSPC manages coordinated, consolidated bulk buying. Through the Government of Canada’s Contracting Policy,
PSPC has basic and exceptional (e.g. in cases of emergency) contracting authority to purchase goods and services on behalf of the Government of Canada.

PSPC maintains a Standing Offers and Supply Arrangements (SOSA) database of pre-qualified suppliers of goods and services to the Government of Canada. Pre-qualification may be on a national, regional, and/or departmental level. Health supplies are searchable in the catalog using the Goods and Services Identification Numbers, or codes that apply to categories of goods, e.g. N6515: Medical and Surgical Instruments, Equipment and Supplies.

The Minister of PSPC has established a Federal-Provincial-Territorial Ministerial Procurement Working Group with her counterparts across the country, to ensure a coordinated approach to purchasing equipment and supplies needed to fight COVID-19 in the global marketplace. Through the Canadian Collaborative Procurement Initiative (CCPI), provinces and territories, Municipalities, Academic Institutions, Schools, and Hospitals (MASH) and International public
health and aid organizations across Canada are able to leverage PSPC’s procurement instruments for certain types of purchases related to COVID-19.

PSPC coordinates closely with Health Canada, the regulatory body for health products, and the Public Health Agency of Canada (PHAC) who leads collaboration with federal partners, provinces and territories to identify needs and requirements of front line health care workers, is responsible for distribution of essential goods, and oversees Canada’s National Emergency Strategic Stockpile.

The Public Services and Procurement Canada (PSPC) has adopted the following measures related to COVID-19:

Emergency purchasing for COVID-19 can be made using the National Security Exception (NSE), under the Canadian Defence Production Act (DPA), and the Public Works and Government Services Canada Act using authorities that PSPC does not specifically need to invoke.

– NSE: The NSE may be invoked to remove procurements from the obligations of Canada’s trade agreements where the procurement itself is indispensable for national security or for national defence purposes. NSE invocation is time-limited and applies only until the World Health Organization no longer declares the COVID-19 pandemic a Public Health Emergency of International Concern. Once invoked, no further decision is required on whether or not to apply the invocation to a specific procurement as it applies to all procurements required in order to respond to the COVID-19 pandemic. However, even when the NSE has been invoked, contracting officers generally try to adhere to the disciplines of the trade agreements to the extent possible and particularly to the fundamental principles of the trade agreements of fairness, transparency and openness.

– DPA: The DPA gives the Minister of PSPC the responsibility to administer the DPA and the exclusive authority to buy or otherwise acquire defence supplies and construct defence projects required by the Department of National Defence. Please note that the Canadian DPA has not yet been used in Canada’s response to COVID-19.

– PWGSC Act: The Act establishes PSPC as a department and outlines its authorities. Basic contracting limits exceptional limits (e.g. in the case of an emergency) are set by the Treasury Board of Canada in Canada’s Contracting Policy. Effective March 20, the Treasury Board of Canada increased PSPC’s exceptional contracting limits to $500 million for COVID-19 related procurements and unlimited contracting limits for research, development, acquisition and
deployment of vaccines.

– PSPC coordinates closely with Health Canada, the regulatory body for health products that introduced an interim measure to help facilitate expedited access to certain products. PSPC also coordinates with PHAC, who plays a critical role in ensuring that the testing of goods and equipment is undertaken.

The Government of Canada announced and published its response plans, starting with its Plan to Mobilize Industry to fight COVID-19 and its Economic Response Plan that outlines support for businesses, sectors, and individuals.

PSPC’s Standing Offers and Supply Arrangements, tenders, and COVID-19 related questions and answers are all publicly posted on its Buy and Sell website.

Other departments with whom PSPC coordinates have made the measures they are taking
publicly available on their website – e.g. Health Canada, PHAC, Department of Justice, Innovation, Science and Economic Development Canada.

There are several integrity and oversight mechanisms related to Canada’s COVID-19 response. They include audit, quality assurance, public health and procurement requirements such as:

– Canada’s Auditor General has been asked to complete audits related to Canada’s response to the COVID-19 pandemic.

– PSPC’s Departmental Oversight Branch’s offers services to ensure that PSPC operations are carried out securely and with transparency fairness and probity, using the highest standards of professionalism and integrity. The DOB conducts audits, manages the government-wide integrity regime, provides forensic accounting services and monitors fairness in government business activities.

– Quality assurance is happening at multiple points. First, manufacturers are required to certify that they are meeting specific standards and requirements. Second, new controls introduced by the Chinese government require additional oversight before products are cleared for export. And third, PSPC is working closely with PHAC and Health Canada on all purchases, to ensure they meet standards and requirements.

– In addition to legislation, regulations and Treasury Board of Canada Secretariat policies which guide the procurement process, there is an Integrity Regime for contracting. This regime is administered by PSPC on behalf of the Government of Canada and applies to all federal departments and agencies. The regime provides for a system where suppliers can become ineligible to contract with the Government of Canada should they be charged with or convicted of specific economic crimes including (but not limited to) fraud, bribery, corruption, collusion or bid-rigging. PSPC has been confirming for all contracts awarded due to COVID-19 whether a supplier has been charged with or convicted of one of these offences. To date, the department has not issued a contract to an ineligible supplier.

– In order to ensure that Canada gets the goods and services its needs to combat the pandemic, and risks in the procurement process are managed, the following due diligence process has been implemented:
i. PSPC and/or Innovation, Science and Economic Development Canada (ISED) identify
legitimate vendors based on the technical specifications for COVID-19-related PPE. Vendors with established and credible history of supplying standard PPE in Canada are referred to procurement immediately.
ii. Exceptions to PSPC Standards Terms & Conditions of Contracts are submitted to senior officials and departmental legal services for review;
iii. Where appropriate, PSPC and ISED concurrently validate whether the supplier/vendor has the necessary regulatory authorizations, such as a Medical Device Establishment Licence (MDEL);
iv. In cases where suppliers requested advanced payment, a financial risk assessment of the requesting firm is performed; and
v. For overseas suppliers, PSPC with Deloitte and Global Affairs Canada has implemented a verification and vetting process to ensure that the supplier is a trusted and credible source of the goods being procured.

– PSPC also has a policy on the ethical procurement of apparel whereby suppliers selling apparel to the Government of Canada must self-certify that they and their first-tier subcontractors comply with local laws and international standards on labour and human rights. These rights include freedom from child labour, forced labour, discrimination and abuse, and access to fair wages and safe working conditions.

Canada’s Plan to Mobilize Industry to fight COVID-19 introduces new measures to directly
support businesses seeking to rapidly scale up production or re-tool their manufacturing lines to develop products made in Canada that will help in the fight against COVID-19.

Numerous grant programs and funding opportunities are also available to facilitate innovative marketplace solutions to fight COVID-19.

The Government of Canada has issued calls to action for manufacturers and suppliers.
Thousands of firms and individuals have reached out in response to the Government’s Call to Action to offer support for personal protective equipment. Companies with a viable or potentially viable product or service are being triaged into one of three places:

– Procurement (PSPC) for companies with a viable product to see that meets Canada’s public health needs;
– Assessment (PHAC) for companies with a potentially viable product that needs the be assessed rapidly by the technical advisory team before being approved for purchase; and
– Innovation (National Research Council Canada, ISED, Business Development Bank of Canada, Export Development Canada) for companies with a potentially viable product that needs technical or financial support to serve Canada’s public health needs or scale up.

Canadian entrepreneurs, such as Canada Goose, Bauer, etc. have pivoted their manufacturing to personal protective equipment production.

The Minister of PSPC has also established the COVID-19 Supply Council which will bring together a diverse group of leaders to provide the government with advice on the procurement of critical goods and services required as part of Canada’s COVID-19 response and recovery. The Council will also provide advice on building innovative and agile supply chains for goods in wide use such as masks, gloves and disinfectants, including production, sourcing, shipping and distribution strategies as the situation surrounding COVID-19 continues to evolve.

PSPC has entered into an agreement with Amazon, providing PSPC with access to its technology interface to allow provincial and territorial health authorities to order PPE purchased by the federal government. Canada Post and Purolator are delivering the PPE and supplies ordered. This agreement will enhance distribution capabilities of the federal government to help ensure that supplies make it into the hands of healthcare workers across the country as quickly as possible.

Furthermore, at the end of March, PSPC entered into a contract with Bolloré Logistics Canada Inc. using established emergency contracting authorities to provide urgent logistics and transportation services related to the procurement of PPE and medical supplies from China.

PSPC monitors and publishes an overview of the Government of Canada’s purchases of selected personal protective equipment for front-line healthcare workers and medical supplies. It is updated weekly to reflect the status of purchases.

Procurement data is published on PSPC’s Buy and Sell website.

Given the extremely high global demand for COVID-19 related goods, there are many risks and challenges associated with procurement of these supplies. This situation is further complicated by export restrictions on PPE and other goods. PSPC has been working closely with central agencies and the Department of Justice to ensure that risk is appropriately identified and managed for the Government of Canada so that front line workers get the equipment they need.

Further, the current challenges and constraints are providing a number of lessons learned that will likely impact future procurement activities.
– Canada has been very reliant on foreign supply, particularly Chinese supplies of PPE, medical devices and medications. In the future, there could be more emphasis on
sourcing essential products within Canada.
– To better manage the risk of obtaining goods and services when facing an emergency, a deeper understanding of global supply chains that produce these essential goods and services is required.
– In order to effectively respond to the pandemic crisis, PSPC has played a lead role in logistics to successfully get product to Canada, which could impact how it does things in the future.
– The challenges of ramping up supply of PPE and equipment suggest the potential for
additional contingency measures in the future, such as changes to the National
Emergency Strategy Stockpile, contingent contracts and emergency procurement
authorities.

The Government of Canada has received the support it needs to respond to this emergency.

Continued coordination with provinces and territories, neighbouring countries and international cooperation on trade and export, travel, and health measures are crucial to Canada’s ability to combat COVID-19.

Looking forward beyond the immediate emergency brought on by COVID-19, procurement will play a critical role in ensuring a quick and full recovery of the Canadian economy. PSPC will continue working with other government departments to ensure that their procurement needs are actioned quickly.

Partnerships will continue as the Government continues to leverage Canadian innovation and ingenuity through the Innovative Solutions Canada programs. There will also be contracts established continue to strengthen Canada’s domestic capacity to respond to another pandemic, or a potential re-appearance of COVID-19.

The current challenges and constraints are providing a number of lessons learned that will likely impact future procurement activities.

Yes, traditional, disaster and emergency response.

Flexibility to incorporate new suppliers, create new agreements and incorporate other countries.

Purchase of personal protective equipment from local suppliers.

Collaboration with Crown Agents to procure more supplies from Germany.

Incentivize manufacturers to increase the production of supplies required to respond to the Coronavirus emergency to increase supply.

Colombia Compra Eficiente

1. Emergency Demand Aggregation Instrument related to COVID-19.

2. Procurement of Special Control Drugs.

3. HIV treatment.

4. Treatment of Chronic Kidney Disease.

5. Treatment of Hemophilia.

More information, here.

Colombia Compra Eficiente has adopted the following measures related to COVID-19:

– Electronic public hearings.
– Prevalence of structured demand aggregation instruments by Colombia Compra Eficiente.
– Sanctioning procedures by electronic means.
– Elimination of limit in value of additions.
– Electronic payment procedure to contractors.
– Procurement in international market by private regime for some biomedical equipment, furniture, medicines, medical devices and personal protection equipment.

Guide to Transparency in Procurement during the COVID-19 Pandemic: Includes a clarification of the obligation to publish in the Electronic System for Public Contracting -SECOP- regardless of the applicable regime and the inclusion of the word “COVID-19” to facilitate searches and citizen monitoring.

Guide to Transparency in Procurement during the COVID-19 Pandemic: Includes guidelines to facilitate the monitoring by control bodies and citizens.

Mini-Science: See information here.

SECOP’s Open Data and Citizen Monitoring Tool for monitoring recruitment during the pandemic.

COVID-19 Public Control Tool.

Limited offer of supplies, equipment, drugs and medical devices.

Other countries strategies to face the pandemic from a public procurement view.

Ministry of Finance - General Directorate for Asset Management and Procurement (DGABCA by its acronyms in Spanish)

Without Framework Agreements.

The DGABCA has adopted the following measures related tonCOVID-19:

Issuance of specific decrees and guidelines aimed at crisis management, under the coordination of the Ministry of Health and the National Emergency Commission.

– Procurement processes through SICOP.
– Direct procurement processes authorized by the control entity or in accordance with the provisions of the legal system. The information of the procurement processes is available for consultation/verification in transactional or registration systems.

– The application of the regulatory framework and tool SICOP guarantee integrity of the procurement processes in response to COVID 19.
– Automated procurement processes.

– Commitment to teleworking in the public sector has enabled new skills to be developed for civil servants and has shown that it can be used as an alternative to face-to-face work.
– Satisfactory response in terms of country responsiveness to the connectivity.

– Consultation with public and private sectors to ascertain their perception about the COVID-19 impact on public procurement processes and provide them support.
– Coordination with electronic Procurement platform service provider RACSA in order to promote the incorporation of pending entities into the SICOP.
– Periodic generation of communications for agents related to procurement processes and the general public.

Procurement processes are carried out through the SICOP (Ministry of Finance), transactional platform; the information is replicated in the SIAC (Comptroller General of the Republic) transactional system.

– The persistence of the COVID situation represents a significant challenge with respect to the decline in global economic activity, which impacts the collection of fiscal income and consequently the real capacity of the public sector to finance its expenditures.

– In view of the limited revenue situation, the implementation/strengthening of public expenditure containment measures is envisaged. In view of this, the route of external financing emerges as a possibility, even though it compromises in terms of the financial burden and the LND.

Timely access to medicines at reasonable prices.

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Authorization to the Ministry of Health to make direct purchases for emergencies.

Presentation of offers through electronic procurement transactional portal.

In the process of identifying requirements for health supplies to organize bulk procurement.

ND

ND

Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP

Yes, traditional and emergency reponse.

Working to introduce flexibility to include new goods to the list and new framework agreements.

Resolution to issue normative towards emergency and make processes more transparent. Creation of electronic procurement channels for procurement processes continuity.

Best Practices in emergency Procurement Guide.

Publication on Procurement in emergencies and promoting transparency.

Instruccional video.

Supervise 100% of Procurement processes related to emergency response.

Adequate communication.

Capacity to manage business processed via telework.

Advisory and support on electronic services.

Regulatory Unit for Government Procurement and Contracting (UNAC)

The current legal framework for public procurement does not include the framework agreements for medical goods & services.

The Regulatory Unit for Government Procurement and Contracting (UNAC) has adopted the following measures related to COVID-19:

– Legislative and executive decrees and guidelines by the purchasing regulatory entity.

– Legislative and Executive Decrees to address the emergency related to COVID-19: Legislative Decree No. 593 dated March 14, 2020 which declared a State of National Emergency, a State of Public Calamity and Natural Disaster throughout the territory of the Republic, within the framework established in the Constitution of the Republic following the COVID-19 pandemic for the purposes of the mechanisms provided for in the Law on Civil Protection, Disaster Prevention and Mitigation, the Law on Public Administration Procurement and Contracting -LACAP-, cooperation agreements or contracts or applicable loans.

With this declaration of emergency, the form of contracting stated in the LACAP is the Direct Piurchasing when a state of emergency, calamity or disaster is in force; the UNAC issued the “General Guidelines for Direct Contracting” for this reason, to use the procedure regulated by law to contract within a state of emergency, in order to point out and establish important aspects to be considered in the operation of the processes so that they are carried out more effectively. The direct contracting in the legislation also contemplates maintaining criteria of competence when it applies, according to the cause that enables it.

In addition, given the market conditions and the need for an expeditious process to achieve more immediate acquisitions, Legislative Decree No. 606 of March 23, 2020 authorized the application of an ad hoc and temporary procedure, specifically for acquisitions and contracts directly related to prevention, treatment, containment and care of the pandemic, to be issued by the Ministry of Finance through the UNAC in the “Specific Guidelines for Emergency Procurement” on the basis of technical justification, accountability, maximum publicity, promptness, integrity, equality, as well as other aspects.

In the case of procurement, the legal framework establishes that suppliers may not be contracted with if they are disqualified, incapable or prevented from bidding and contracting with the State, that is to say, because they are sanctioned, insolvent, among others, nor with those who have family ties with public officials or employees under the terms of Article 26 of the LACAP.

Creation and qualification within the Electronic System of Public Procurement of El Salvador -COMPRASAL- a module and exclusive section called “PURCHASES BY EMERGENCY” for the registration and publication of purchases made for the prevention, treatment, containment and care of the emergency, made based on specific guidelines, in which they must incorporate information regarding the management made, object acquired, the successful bidder and the amount, among others, which is publicly accessible, also can be known from COMPRASAL purchases made under Direct Contracting by state of emergency; In addition, each institution has a transparency portal where it publishes contracts, based on the principle of maximum publicity.

Within Legislative Decree No 606 of 23 March 2020, one of the principles for purchases in this emergency was that of “integrity”, and in this regard the Specific Guidelines for Emergency Purchases define the roles and responsibilities of the different actors, as well as compliance with the minimum legal aspects required by Salvadorian legislation, as well as the obligation to compile all the proofs of the different actions and actions from the generation of the need to the payment of the same, for the conformation of the purchase file, added to this, all purchasing process is subject to accountability and respect for ethics as a principle of public purchase and all acquisitions are subject to inspection, and this information can be consulted in addition to being available the data of purchases from COMPRASAL.

Use of electronic means to carry out stages and actions inherent to the contracting process, such as conducting market surveys through electronic means, web platforms, information banks of other prestigious international or foreign entities, enabling new forms of payment in accordance with world conditions caused by the pandemic and speeding up the formalization of obligations and procedural times.

Public access to the regulations issued, as well as the information recorded by the purchasing entities on the COMPRASAL public procurement website, is available at www.comprasal.gob.sv. The information includes procurement data, the name of the supplier, the amount awarded, and the date of purchase, among others.

Follow-up and monitoring of the contracting processes carried out for the prevention, treatment, containment and care of the Pandemic by COVID-19, through the Electronic Public Procurement System of El Salvador -COMPRASAL- by UNAC through its public procurement observatory, which is part of the best practices in procurement.

Systems with technologies that need to be updated to new trends, as well as the incorporation of other purchase modalities such as the framework agreement, catalogue purchases that would have feasibly facilitated purchases for the emergency.

Transactional systems, other purchase modalities such as the framework agreement, catalogue purchases, modification of current legislation.

Dirección General de Adquisiciones del Estado (DIGAE) - Ministerio de Finanzas

Para atender la emergencia, la DIGAE ha contado, previamente, con 6 paquetes de medicamentos, varios de los cuales incluían: acetaminofén, ibuprofeno, ceftriaxona, Meltiprednisolona succinato antibióticos de amplio espectro; y 3 de materiales medico quirúrgicos de uso común, tales como termómetros, guantes descartables, entre otros, teniendo un catálogo de productos medicinales y médicos quirúrgicos de más de 570 para uso de todas las entidades, contando -además- con insumos tales como cloro, jabones, productos de limpieza con mas de 80 productos a disposición.

Además, la DGCE ha habilitado el convenio marco de gases y oxígenos médico hospitalarios, que se ha convertido en insumo esencial para atender la emergencia.

Asimismo, se ha levantado un contrato nuevo para insumos de protección personal para Salud, el cual se tiene prevista la recepción de ofertas el 14 de julio del presente año, para que quede habilitado por un período de un año, y un año más de prórroga con el fin de atender de buena forma la emergencia.

La DIGAE ha implementado las siguientes acciones & soluciones:

– Ley de Orden Público, Decreto 7 de la Asamblea Nacional Constituyente 1,965.

– Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala.

Además del marco regulatorio, la DIGAE emitió disposiciones para la transparencia en la adquisición y contratación de bienes, suministros y servicio al amparo del Estado de Calamidad Pública COVID-19, dirigidos a la Presidencia de la República, Ministerios de Estado, Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo, Procuraduría General de la Nación, Empresas Públicas y las Entidades Descentralizadas y Autónomas y todas las indicadas en el Artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.

– Oficio Circular 04-2020 “Lineamientos para la Transparencia en la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios para atender las acciones que se realicen al amparo del Estado de Calamidad Pública dispuestas en el Decreto Gubernativo 5-2020, aprobado y ratificado por el Congreso de la Republica de Guatemala en la sesión ordinaria celebrada el 12 de marzo del presente año”. Publicado en el Sistema GUATECOMPRAS el 13 de marzo 2020. En esta circular se dan lineamentios en cuanto a la publicación obligatoria de todo proceso de compra, se habilitó en GUATECOMPRAS un apartado para vincular todos los procesos al estado de excepción, las ofertas se deberán solicitar por medio del sistema (Oferta Electrónica) salvo los casos en que la Autoidad determine que por razon de la emergencia no pueda recibirse de forma electrónica, entre otras directrices en cumplimiento del Estado decretado.

– Circular Conjunta DTP-DGAE- 001-2020 “Ampliación a lineamientos para la ejecución de los recursos que se orienten a atender las acciones que se realicen al amparo de la normativa vigente relacionada con el Estado de Calamidad Pública en todo el territorio nacional como consecuencia del pronunciamiento de la Organización Mundial de la Salud de epidemia de coronavirus COVID-19 como emergencia de salud pública de importancia internacional y del Plan para la Prevención, Contención y Respuesta a casos de coronavirus (COVID19) en Guatemala del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”. Publicado en el Tablero de Control Estado de Calamidad Covid-19 el 16 de marzo 2020. En esta circular la Dirección de Presupuesto y la Dirección General de Adquisiciones dan lineaminetos en cuanto a que pueden dar inicio a los procesos de contratación, aún si no cuentan con la disponibilidad presupuestaria, sin embargo para la adjudcación definitiva deberán contar con la existencia de las partidas presupuestarias para cubrir dicho pago y otros lineamientos presupuestarios que corresponden a la parte presupuestaria.

– Circular DIGAE No.05-2020 “Disposiciones para la aplicación del Decreto No.12-2020 Ley de Emergencia para Proteger a los Guatemaltecos de los Efectos Causados por la Pandemia CORONAVIRUS COVID-19”. Publicado en el Sistema GUATECOMPRAS el 02 de abril 2020. Se dan lieamientos en cuanto a una nueva modalidad que se desarrollo especificamente para las minicipalidades al amparo del Estado de Excepción y una funcionalidad en el sistema para la suspensión de plazos administrativos en eventos que no devienen de la emergencia.

– Circular DIGAE No.06-2020 “Lineamientos complementarios para la transparencia en la adquisición y contratación de bienes, suministros y servicio al amparo del Estado de Calamidad Pública COVID-19”. Publicado en el Sistema GUATECOMPRAS el 17 de abril 2020. Esta circular instruye parámetros de transparencia, tales como la competitividad de los eventos y cuya duración debe ser menos de 5 horas, parametrizando el sistema para tener al menos 5 horas hábiles y así evitar que las ofertas se reciban de noche o en horarios que no corresponde. Además, se instruyó que toda oferta debe ser presentada electrónicamente por el sistema y se eliminó la opción de recibirlas en papel, al decir electrónica, significa por medio de oferta electrónica en el formulario que, para el efecto, tiene el sistema GUATECOMPRAS; además de un recodatorio de no comprar fuera de los convenio marco que ya se tiene suscritos actualmente.

– Guía de publicación en el Sistema GUATECOMPRAS, para el registro de eventos al amparo del estado de calamidad declarado mediante el decreto número 05-2020 «emergencia covid-19».

– La DIGAE ha emitido lineamentos en pro de la transparencia. El Estado de Excepción se esta manejando todo por medio del Portal de Guatecompras, esto para garantizar que TODOS los procesos deben estar publicados. En caso que no lo estén, no pueden ser pagados por los sistemas financieros.

– Además en los procesos que son competitivos, únicamente se pueden recibir ofertas en horas hábiles y no podrán publicarse con un tiempo menor a 5 horas. También, se ha bloqueado la opción para recibir ofertas en papel, a fin de garantizar que todas las ofertas se reciban por medio del sistema, a través de los formularios que se tienen a disposición para el efecto.

– Asimismo, se desarrollo un tablero para fiscalización por parte de la ciudadanía y que se actualiza cada 3 horas. Este Tablero comprende datos totales de: Adquisiciones al amparo del Estado de Calamidad, Donaciones, ejecución presupuestaria del programa habilitado para la calamidad, base legal y otros sitios de interés.

– Se ha desarrollado una funcionalidad de datos abiertos para que el Instituto Nacional de Estadísticas pueda sacar precios referenciales sobre las compras al amparo de COVID-19.

– Se ha desarrollado una serie de estadísticas en formato de datos abiertos para darle seguimiento a top de proveedores, top de unidades ejecutoras entre otras estadísticas para el seguimiento del las acciones del Estado de Calamidad.

– Entre las funcionalidades que comprende la Plataforma, se encuentra el realizar reportes con toda la información de lo que las entidades publican. Esta información esta en formatos de datos abiertos lo que permite que la información sea presentada de la manera que sea requerida.

La DIGAE, como ente rector de las adquisiciones, emite lineamientos de transparencia en las adquisiciones púbicas, los cuales son de estricto cumplimiento para todas las entidades del Estado. Además, a partir del mes de julio 2020, se impartirán cursos de ética y transparencia en las contrataciones públicas.

La DIGAE realiza capacitaciones diarias a las entidades del Estado. Para poder dar cumplimiento en este Estado de Calamidad, se tuvo que innovar haciendo capacitaciones de forma virtual via Facebook Live y google Meet.

La DIGAE mantiene acercamiento con grupos gremiales y cámaras para conocer las necesidades latentes que sus agremiados han requerido para afrontar esta epidemia. En cuanto a la sociedad civil, se atiende cada requerimiento tanto a nivel de información como de apoyo para conocer las búsquedas que requieren desde la página.

La DIGAE ha desarrollado el Tablero para fiscalización, destinado a un control social por parte de la ciudadanía, y el cual se actualiza cada 3 horas y contienen datos totales de: Adquisiciones al amparo del Estado de Calamidad, Donaciones, ejecución presupuestaria del programa habilitado para la calamidad, base legal y otros sitios de interés.

Además, se colocó dentro de el homepage de GUATECOMPRAS, una búsqueda filtrada de todo los eventos COVID-19, tanto para eventos competitivos como para eventos no competitivos.

– La burocracia que esta presente en cada entidad pública, de por sí, representa un reto, sobre todo cuando se compra en Estados de Excepción en donde se exceptúan muchos de los requisitos, que en general son básicos como que el proveedor este inscrito y precalificado para ser proveedor del Estado, presentar oferta electrónica y cumplir con lo técnico. Muchas veces, en las entidades existe un temor latente de agregar requisitos y documentos adicionales, por el temor de auditorías futuras; así como del Comprador Público de adjudicar o no ante presiones por diferentes razones que obstaculizan las contrataciones.

– La falta de oferta en el mercado. Cuando se pretende adquirir lo mejor en insumos para la salud -de acuerdo a lo que estipula la OMS- como por ejemplo las mascarillas N95 con las normas americanas, esta no se pueden adquirir porque están agotadas. Este problema es recurrente durante este tiempo, debido a que como existen protocolos ya preestablecidos, el Ministerio de Salud no puede comprar algo fuera de ese protocolo.

– Los frecuentes cambios en las autoridades de Salud. Se han cambiado 4 viceministros administrativos.

Listados de proveedores internacionales que en la Red se puedan identificar, y que son proveedores reales y que darán pleno cumplimiento a lo que se requiere por las entidades de Salud.

Ministry of Finance- National Procurement and Tender Administration

Framework Agreements are not provided for in Guyana’s current public procurement legislation.

The Ministry of Finance – National Procurement and Tender Administration has adopted the following measures related to COVID-19:

The Health Ministry has sought to procure most Covid-19 items (medication, PPE, etc.). via single sourcing which allows the Ministry to procure the items in a faster than usual manner, which is necessary given the pandemic

Procuring entities are required, by law, to submit the details of all contracts awarded for online publication. This is especially important given that most Covid-19 related procurement are conducted using the Single Source method.

Although single sourcing is being primarily used for Covid-19 related procurement, procuring entities have only been engaging economic operators that have a proven track record.

The National Procurement and Tender Administration (NPTA) has implemented a system for the submission of procurement requests to be sent electronically via a designated email since Guyana does not have an electronic government procurement system. This allows staff at the NPTA to have limited contact with procurement officials from other agencies.

Some private-sector organisations and civil society groups have complemented the government’s efforts against Covid-19 by distributing cleaning and food supplies to persons experiencing economic hardships.

Public procurement is being monitored utilising existing mechanisms.

1. The receipt of Covid-19 items such as Personal Protective Equipment in a timely fashion will be negatively effected given the surge in demand globally and dependence on external manufacturers.
2. Bidders are still required to submit hard copies of their bids, which presents opportunities for infection of staff and suppliers during the tender opening ceremony.

State Procurement Agency (ONCAE)

– Framework Agreement on Medical and Surgical Equipment.
– Framework Agreement related to Emergency COVID-19.

The State Procurement Agency (ONCAE)has adopted the following measures related to COVID-19:

– Transparent & Efficient Public Procurement by electronic means Act.

– Transparency Portal of the Institute of Access to Public Information.
– Procurement System “Honducompras”

– Price Observatory of essential supplies related to COVID 19.

– Lack of specialization for specific purchases in response to COVID 19.
– Limited management tools for a comprehensive market analysis.
– Limited resources.

– Design & Implementation of market management tools and business intelligence.

Ministerio de Salud / Ministry of Health

Traditional.

South-South cooperation with OECS in the procurement of medical supplies and engagement of medical personnel from Cuba.

Working with Crown Agents for the procurement of medical supplies from global supply chain.

Working with disaster management agencies/ NGOs who have ventilators and personal protective equipment in hand to be distributed among medical personnel.

Working with UK network of support and supply;

Access to supply and availability.

Logistics to speed up delivery to island.

Not enough personnel in Procurement department to respond to crisis proactively.

ICU equipment and ventilators provided thru disaster management agencies will take time to arrive.

Challenges with mobilization and preparation against time.

National Directorate of Public Procurement (DNCP)

Actualmente, la DNCP cuenta con 2 Convenios Marcos activos relacionados a productos para hacer frente al COVID-19:

– Convenio marco 373824 – Adquisición de Elementos de Limpieza: 89 productos. Ver lista de productos aquí: https://bit.ly/301yk2G.
– Convenio marco 382392 – Adquisición de productos de contingencia del COVID-19: 5 productos. Ver lista de productos aquí: https://bit.ly/2DlKOKT

Adicionalmente, se encuentran en etapa de evaluación de ofertas otros procesos de Convenio Marco a ser firmados:

– Convenio marco 82870 – Adquisición de productos nacionales y/o innovadores relacionados al COVID-19 (exclusivo para MIPYMES): 24 productos. Ver lista de productos aquí: https://bit.ly/3fljYkq

The National Directorate of Public Procurement (DNCP) has adopted the following measures related to COVID-19:

La Dirección Nacional de Contrataciones Públicas (DNCP) ha emitido las siguientes disposiciones como respuesta a la pandemia:

– Res. N° 1236/20 por la cual se establece la Mesa de Entrada Digital por correo electrónico como única vía habilitada para la recepción de expedientes. Esta medida es extendida incluso para la presentación de facturas de cobro para proveedores internos de la DNCP.

– Res. N° 1220/20 por la cual se designa un equipo de trabajo encargado de tramitar los procesos de contratación de bienes y/o servicios relacionados con las medidas preventivas implementadas ante el riesgo de expansión del COVID-19. Este equipo se conforma por personal calificado y que forma parte de la Alta Dirección de la institución, a fin de tramitar los procesos y asesorar a las instituciones para realizar los procedimientos con agilidad y eficiencia.

– Res. N° 1092/20 por la cual la DNCP resuelve discriminar los grupos de personas, cuyos servicios sean imprescindibles para el desempeño institucional, los que pudieren realizar los servicios a distancia o remota y aquellos que pudieren ser exonerados de asistir al lugar laboral. Así también, se exonera la asistencia a las personas consideradas en situación de vulnerabilidad, como las embarazadas, mujeres en etapa de lactancia, diabéticos, hipertensos, trasplantados, con enfermedades o cuadros base, mayores a 60 años y otros. Se suspenden las actividades de capacitaciones, audiencias públicas, entre otras cuestiones.

– Circular N° 09/2020 por la que se insta a las convocantes a restringir el acceso a los actos de apertura de sobres de ofertas a aquellas personas que hubieren presentado síntomas compatibles con el COVID-19. También se autoriza a la transmisión en vivo por medio de las redes sociales institucionales de dicho acto, a fin de evitar la aglomeración de personas, y seguir velando por el principio de Publicidad y Transparencia de los Actos Públicos. • Resolución 1930/20 por la que se dispone la utilización del Sistema de Información de Contrataciones Públicas para la presentación y apertura de ofertas electrónicas en los procedimientos de contratación (ofertas electrónicas).

– Resolución 1890/20 por la que regula la estimación de precios y su publicidad en los procedimientos de contrataciones públicas.

– Resolución 1697/20 por la que se emite nuevas reglamentaciones sobre las Contrataciones por la Vía de la Excepción por urgencia impostergable.

Los esfuerzos de la DNCP se han enfocado principalmente en fortalecer la transparencia en medio de la pandemia del COVID-19, entendiendo que en tiempos de pandemia, la publicación de datos de manera activa y la respuesta efectiva a los requerimientos de información de todos los sectores en relación a las compras, son esenciales para garantizar la transparencia de los procesos potenciando el control ciudadano sobre el uso de los recursos públicos, así como sobre la pertinencia y eficiencia de las adquisiciones.

Las acciones más relevantes sobre transparencia son:

– Subsitio COVID-19 en el Portal de Contrataciones Públicas: toda la información relacionada al COVID-19 desde la perspectiva de las compras públicas están centralizadas en un sitio dentro del Portal de la DNCP, que se creó exclusivamente para este efecto: www.contrataciones.gov.py/dncp/covid-19.html

– Guía de herramientas para el control ciudadano: apostado a la creación y promoción de mecanismos de control, se puso a disposición de toda la ciudadanía una guía con los pasos para acceder a las diversas herramientas y plataformas creadas para obtener detalles de las compras que realizan las entidades. La guía que se encuentra en el portal www.contrataciones.gov.py contiene detalles de dónde ingresar y las funcionalidades de cada una de las herramientas que ya existían anteriormente y otras que fueron desarrolladas a partir de la emergencia sanitaria. Algunas de las herramientas de control son: el buscador de licitaciones, el listado de intenciones de compra por vía de la excepción, el buscador de proveedores, el buscador de contratos, el buscador de pago a proveedores, el portal de datos abiertos, el Sistema de Información Estadística, el Sistema de denuncias con protección al denunciante, el Sistema de Seguimiento de Contratos y la aplicación de notificaciones para dispositivos móviles.

– Aplicación móvil de licitaciones relacionadas al COVID-19: se trata de una herramienta para recibir notificaciones de todo lo que el Estado adquiera en marco a la emergencia sanitaria a fin de potenciar el control de la ciudadanía. “DNCP notificaciones” se encuentra disponible de manera gratuita en Google Play y App Store. La aplicación también es de gran utilidad para aquellas empresas dedicadas a ofrecer productos y servicios necesarios para hacer frente a la pandemia del COVID19, ya que les permite tener todas las oportunidades de venta disponibles en un listado con los datos de las mismas, incluyendo los contactos de las entidades contratantes.

– Sistema de Información Estadística (SIE) en marco al COVID-19: entendiendo la importancia de transparentar todo lo relacionado a las compras del Estado en el marco al COVID-19, el SIE cuenta con dashboards o tableros de control sobre las intenciones de compra por vía de la excepción realizadas por las instituciones y sobre las licitaciones ya adjudicadas, ambas en relación a la emergencia sanitaria.

Esta herramienta permite obtener datos actualizados, representados de manera gráfica, sobre todas las contrataciones que se realizan para hacer frente al coronavirus por parte de las entidades públicas incluyendo a Gobernaciones y Municipalidades y puede ser visitada a través del Portal de la DNCP https://www.contrataciones.gov.py/dncp/sie.html#adjudicaciones-covid

Las compras públicas realizadas en marco al COVID-19 representan un desafío institucional en relación a las funciones de control de la DNCP. Al ser realizadas por vía de la excepción por urgencia impostergable, la institución cuenta con menos intervención en las diferentes etapas de la contratación, a diferencia de lo que ocurre en las licitaciones ordinarias.

Atendiendo esta situación, la DNCP ha tomado drásticas medidas para potenciar sus capacidades de control frente a este tipo de licitaciones. Es importante destacar que desde la promulgación de la Ley 2051 de Contrataciones Publicas en el año 2003, esta es la primera vez en que la DNCP emite resoluciones y desarrolla herramientas que permiten aumentar las condiciones favorables para el control y la transparencia de las compras por vía de la excepción.

Las principales medidas tomadas en torno a INTEGRIDAD son:

– Emisión de nueva reglamentación sobre procedimientos de contratación por vía de la excepción: mediante la Resolución DNCP N° 1697/20, se han emitido nuevas disposiciones sobre las compras realizadas por vía de la excepción, con el objetivo de que prevalezca el principio de publicidad y transparencia y teniendo en cuenta un análisis realizado en el cual se constata que en esa etapa de la emergencia sanitaria, las entidades convocantes ya cuentan con un tiempo más prolongado para la planificación de sus compras. En este sentido, se resolvió que, ante la necesidad de utilizar el procedimiento de Contratación por Vía de la Excepción por Urgencia Impostergable, las entidades deben optar en primera medida por la opción de difusión previa, publicando sus pliegos de bases y condiciones en el portal de la DNCP, por un plazo mínimo de 5 días antes de la apertura de ofertas.

En caso de que la urgencia sea tal que signifique un perjuicio al interés público, las convocantes bajo responsabilidad de su máxima autoridad y con la entrega de un dictamen de justificación de la Unidad Operativa de Contrataciones (UOC), podrán optar por el procedimiento por vía de la excepción con la difusión de un aviso de intención de compra, debiendo publicarla con todos los datos requeridos por la DNCP, con 2 días de antelación a la apertura de ofertas. En este ultimo caso, las entidades deberán difundir, siempre en el Portal de la DNCP, las bases concursales que deben incluir: descripción del bien o servicio, detalles que permitan la cotización adecuada por parte las empresas, plazos y condiciones de entrega de las adquisiciones, así como las cantidades requeridas.

La resolución también hace mención sobre aquellos llamados que no se ajusten a los tiempos estipulados, aclarando que los mismos podrán ser publicados en un plazo menor al indicado, incluyendo a las bases una Declaración Jurada firmada por el responsable de la UOC de dicha institución, por medio de la cual expongan las justificaciones por la cual su publicación se vio imposibilitada a realizarse en tiempo y forma.

– Emisión de nueva reglamentación sobre publicación de documentos de la estimación de precios referenciales: mediante la Resolución N° 1890/20, se ha actualizado la regulación sobre la estimación de precios en procedimientos de contratación pública, así también la institución puso a disposición de las entidades una guía de elaboración de precios referenciales, todo esto con la finalidad de brindar aún más transparencia a los procesos ligados al Sistema de Compras Públicas.

Las convocantes, deberán remitir junto a la comunicación de sus llamados, el documento respaldatorio y un dictamen firmado por el Encargado de la UOC en el que se detalle la metodología utilizada para la obtención de los Precios de Referencia y cualquier otra característica del mercado, de la producción, la comercialización o distribución de bienes y servicios que puedan afectar el precio de referencia. Esta disposición rige desde el 8 de mayo para todas las contrataciones vinculadas con la Ley N° 2051/2003, en cuanto a las realizadas por vía de la excepción con aviso de intención, las convocantes deberán publicar todos los documentos mencionados, al momento de la comunicación de la contratación.

Así también, se establecen los criterios a ser tenidos en cuenta en el momento de la evaluación de las ofertas, ya que las entidades deberán solicitar a los oferentes una explicación detallada del precio ofertado, cuando existan diferencias entre el precio de referencia indicado por la institución y el precio ofertado por la empresa, siguiendo estos parámetros:

* Superior al 25% para ofertas que se encuentren por debajo del precio referencial y 15% por encima del referencial para procesos de contratación en general.
* Superior al 20% para ofertas por debajo del precio referencial y 10% para ofertas que se encuentren por encima del referencial en llamados de obras públicas.

Los oferentes se verán obligados a responder dichas solicitudes, la no respuesta o la falta de justificación adecuada implicaría que el precio sea declarado inaceptable y por ende su oferta sería rechazada. La DNCP ha facilitado a las entidades modelos de formularios de solicitud de justificaciones de precios ofertados.

– Control extraordinario del 100% de compras relacionadas al COVID-19: la DNCP tomó la medida de realizar un control extraordinario del 100% de los contratos realizados por urgencia impostergable en marco de la emergencia sanitaria.

Los llamados realizados por urgencia impostergable y con aviso de intención, son licitaciones realizadas en un periodo reducido de tiempo, por lo tanto, las documentaciones respaldatorias son presentadas a la DNCP posterior a la firma de los contratos, por este motivo, la DNCP resolvió sumar a los controles habituales, una verificación extraordinaria, en donde funcionarios de diversas áreas de la institución constatan el 100% de las compras realizadas para el combate al COVID-19.

Otro de los pilares de las acciones adoptadas por la DNCP en el contexto de la pandemia, consiste en el desarrollo de herramientas innovadoras que permitan contribuir con la eficiencia de las entidades convocantes en sus procedimientos de licitación.

Las acciones más relevantes en torno a herramientas para la eficiencia son:

– Equipo de trabajo encargado de tramitar procesos en el marco al COVID-19: mediante la Resolución DNCP 1220/20 se ha designado un equipo de trabajo de funcionarios encargados de tramitar los procesos de contratación de bienes y/o servicios relacionados con las medidas preventivas implementadas ante el riesgo de expansión del Coronavirus (COVID-19), quienes son responsables de prestar total colaboración a las instituciones que realicen sus procesos en el marco de la implementación de las acciones preventivas señaladas, a fin de garantizar que los mismos se realicen en tiempo y forma.

– Guía para convocantes sobre contratación pública para hacer frente al COVID19: se ha elaborado una guía destinada a funcionarios que llevan adelante las licitaciones en las diversas instituciones públicas que se ven en la necesidad de adquirir tanto productos como servicios de emergencia.

El material permite tener en claro los procedimientos previstos en la Ley N° 2051 para adquisiciones de emergencia, asegurando tanto la celeridad y la eficacia, como la transparencia en todos los procesos realizados. Además, incluye una serie de recomendaciones y medidas que fueron adoptadas por la DNCP como institución reguladora de las compras del Estado, tales como la transmisión en vivo por redes sociales de los actos de apertura de ofertas.

– Tienda Virtual para productos de contingencia en marco al COVID-19: esta modalidad de compra permite a todas las instituciones estatales acceder de manera simple y ágil a los productos que requieran para hacer frente a la pandemia, sin necesidad de realizar licitaciones independientes para la compra de un mismo bien.

La DNCP ha realizado un llamado a licitación para la Tienda Virtual, recibiéndose 43 ofertas. En la mencionada tienda se encuentran disponibles productos como: alcohol en gel, traje de protección para riego biológico, cubre calzado, gafas protectoras, cofia descartable, guante quirúrgico, guante para reconocimiento, protector facial, mascarilla quirúrgica, tapabocas antipartículas N95, tapabocas común, bata, bolsa mortuoria, delantal de alto rendimiento, túnica exfoliante, pantalones exfoliantes, termómetro digital y servilletas seca manos.

– Base de datos de productos/servicios disponibles en el mercado: se ha creado un espacio para que las empresas, mediante un formulario, remitan información sobre sus productos y servicios disponibles para hacer frente al Coronavirus en Paraguay. La base de datos resultante de los formularios remitidos a la DNCP, es puesta a disposición de las Entidades compradoras a fin de que tengan a mano la información sobre los productos y servicios disponibles en el mercado, facilitando de esta manera las búsquedas de dichas ofertas teniendo en cuenta incluso su zona geográfica.

Cabe destacar que el objetivo de esta iniciativa es el de facilitar información sobre la disponibilidad de bienes y servicios a las entidades compradoras, por lo tanto, no se trata de un compromiso de compra, ni un registro obligatorio para las empresas.

– Ofertas electrónicas: mediante la Resolución N° 1930/20 se dispuso el uso del Sistema de Información de Contrataciones Públicas (SICP) para posibilitar la presentación y apertura de ofertas de manera electrónica, esta opción está disponible para todos los procedimientos de contratación que se realicen en marco a la Ley N° 2051, la utilización de la herramienta es opcional y es definida por la entidad en la resolución de convocatoria de las licitaciones.

Con las ofertas electrónicas se busca agilizar los procesos de contratación, además de brindar herramientas que ayuden al contexto actual, promoviendo el uso de las tecnologías para optimizar el trabajo tanto de las entidades, como de los proveedores del Estado.

– Reforma del Sistema de Compras Públicas: se realizaron encuentros con diversos sectores públicos y privados para la construcción de un nuevo sistema de compra pública y una reforma de la Ley N° 2051/2003 De Contrataciones Públicas, entendiendo el rol estratégico que tienen las mismas para una buena administración del Estado.

De los encuentros participaron un total de 790 personas. Y hasta el 10/07/2020 se recibieron 46 formularios de aportes con sugerencias y poropuestas de mejoras tanto a nivel normativo como operativo.

– Medidas para la reactivación económica: en marco a esta Política, la DNCP ha impulsado iniciativas para que desde la compra pública se colabore con la reactivación de la economía afectado por la crisis del COVID-19, haciendo énfasis en las economías locales y las MIPYMES:

* Tienda Virtual para productos nacionales y/o innovadores de MIPYMES: se ha lanzado el llamado a licitación para incluir a micro, pequeñas y medianas industrias dedicadas a la fabricación de productos nacionales y/o innovadores a la Tienda Virtual, como una de las acciones ligadas a la política de compras públicas sostenibles.

Entendiendo la importancia de generar espacios más competitivos y con mejores oportunidades para las MIPYMES, la DNCP publicó un pliego de bases y condiciones con requisitos que permitan a las empresas sumarse como nuevos actores del sistema de contrataciones Públicas.

Los productos licitados son: alfombra para desinfectar, chomba para uso hospitalario, dispensador de alcohol en gel, lavamanos portátiles de estructura metálica, lavamanos portátiles de material reciclado, pantalón de uso hospitalario, protector facial, sábana mortuoria y tapabocas común, con visor y reutilizables.

La DNCP se realizó presentaciones a gremios y asociaciones de MIPYMES, así como capacitaciones y asesoramiento a las mismas sobre la preparación y presentación las ofertas. Esto permitió una participacion récord, se recibieron 64 ofertas de MIPYMES actualmente en etapa de evaluación.

* Emisión de recomendaciones a gobiernos departamentales: la DNCP ha emitido una recomendación a las Gobernaciones sobre la modificación de contratos vigentes sobre alimentación escolar para reemplazarla por “Kits de alimentos no perecederos”. Esta iniciativa fue dada a conocer en conjunto con otras medidas de apoyo para activar la economía local a través de la compra pública, en este sentido, el Ministerio de Educación y Ciencias (MEC) mediante la resolución N° 351 ha oficializado la medida autorizando a la Dirección Nacional de Bienestar Estudiantil, a coordinar la entrega de los mencionados Kits de alimentos a estudiantes de instituciones públicas y privadas subvencionadas.

El MEC también ha autorizado de manera formal a las Gobernaciones y los Municipios la modificación de los contratos vigentes, el reemplazo de la provisión de alimentación escolar por los Kits, y estos deben contemplar los valores nutricionales similares a los originales definidos en los proyectos de alimentación escolar, todo esto sujeto a las recomendaciones dadas por la DNCP en el marco de sus políticas de Compras Públicas Sostenibles.

Otras medidas recomendadas por la DNCP que siguen la misma línea, son la de incluir cláusulas en los pliegos de bases y condiciones que permita la contratación o subcontratación total o parcial de empresas de la zona/departamento de la convocante.

Se han desarrollado dos herramientas utilizadas por la institución para la verificación de licitaciones y contratos públicos, el “Analizador de precios” y la “App de alertas” son las dos herramientas que aportarán un mayor control hacia los recursos del Estado, potenciando el funcionamiento del sistema de compras públicas del país:

– La “Aplicación móvil de alertas” consiste en una herramienta que remite alarmas a los dispositivos móviles de los verificadores de la DNCP alertando cada vez que el sistema detecte anomalías en las contrataciones, todo mediante un análisis realizado por medio de un sistema tecnológico. Esto permitirá a la DNCP realizar revisiones a detalles puntuales de las licitaciones con anomalías, con la finalidad de iniciar una observación específica sobre el llamado alertado.

– El “Analizador de precios” es una herramienta desarrollada para comparar los precios de un mismo bien de acuerdo a lo adquirido por varias entidades, con esto se permite detectar aquellos bienes que no se encuentran dentro del rango promedio de precios. Cabe mencionar que el Analizador de precios en esta primera etapa de su implementación está disponible para más de 250 productos, identificados mediante un análisis realizado por la DNCP, detectando los mismos, como los más recurrentes en los llamados relacionados al COVID-19. Para acceder al listado de los productos incluidos actualmente en el Analizador de precios ingresar a: https://www.contrataciones.gov.py/t/download/BannerAdjunto/18

El sistema de compras públicas se encuentra tecnológica y normativamente preparada para atender y contener los casos suscitados por la emergencia; sin embargo, la demanda es mayor a la oferta disponible, por lo que es de suma relevancia mencionar que el mercado es imperfecto en cuanto a la competencia, ya que el Gobierno Nacional ha regulado los aranceles para que de cierta forma se contengan los precios de los insumos médicos, pero no existe suficiente oferta disponible para asequir.

Por otro lado, un desafío que se ha puesto de manifiesto con la situación de la pandemia tiene que ver con la baja capacidad de las convocantes en aplicar técnicas para la estimación de precios de referencia. En la misma línea, la DNCP no cuenta con un departamento encargado de verificar los precios adjudicados con el objetivo de alertar casos de sobreprecio.

Se requiere apoyo para diseñar los manuales de funciones y perfiles para la creación, dentro de la estructura organizacional de la DNCP, de un departamento que tenga como función principal la elaboraciÓn de precios de referencia para licitaciones de productos o servicios clave y la verificación de los precios adjudicados con el fin de alertar sobre posibles casos de sobreprecios.

Supervising Agency of the Government Procurement (OSCE)

There are no specific framework agreements for health.

The Supervising Agency of the Government Procurement (OSCE) has adopted the following measures related to COVID-19:

– Rules issued by the Executive Branch
– Supreme Decree No. 044-2020-PCM, specified by DS 045-2020-PCM and 046-2020-PCM, which declares a state of national emergency and other extensions
– Emergency Decree 028-2020, Extraordinary economic and financial measures for the purchase of diagnostic tests for the prevention and control of COVID-19
– Emergency Decree No. 029-2020, Supplementary measures for financing micro and small enterprises and other measures to reduce the impact of COVID-19 on the Peruvian economy.
– Emergency Decree No. 031-2020, Emergency Decree that dictates complementary measures to strengthen the prevention, control, surveillance and health response systems for the attention of the emergency produced by the COVID-19. (hotline, among others)
– Emergency Decree 032-2020, Emergency Decree that dictates extraordinary measures to guarantee the health response for the care of the emergency produced by the COVID-19 (the Executive Unit “Hospital Emergencia Ate Vitarte” is created for the care of the COVID 19, among other provisions)
– Emergency Decree 033-2020, Emergency Decree that establishes measures to reduce the impact on the Peruvian economy of the prevention provisions established in the declaration of a state of national emergency in view of the risks of propagation of COVID – 19. (basic family baskets).
– Emergency Decree No. 043-2020, Emergency Decree that dictates extraordinary measures with the purpose of acquiring goods and services necessary for the quarantine accommodation and feeding of people who must move within the country as a result of the declaration of the State of National Emergency by the COVID-19
– Emergency Decree No. 050-2020, Emergency Decree that dictates extraordinary measures in economic and financial matters for the acquisition of personal protection equipment – PPE to strengthen the health response to the emergency produced by the COVID-19

– Resolution of the Comptroller’s Office No. 102-2020-CG, provides for the mandatory use of the “Platform for Transparency in Public Management in Health Emergencies COVID-19”, by Local Governments
– Law No. 31016, Law establishing measures for the deployment of simultaneous control during a health emergency by COVID-19
– Supreme Decree No. 063-2020, Supreme Decree amending Article 4 of Supreme Decree No. 044-2020-PCM, for the National Control System (Staff of the Comptroller General’s Office and the Institutional Control Bodies are exempted from the limitation on the exercise of the right to freedom of transit).
– Resolution of the Comptroller’s Office No. 106-2020-CG, the Voluntary Participation of Citizen Control Monitors in the Reconstruction with Changes is extended to the contracting of goods and services, since it previously referred to the execution of public works.
– Comptroller’s Office Resolution No. 128-2020-CG, Approves the Modified National Control Plan 2020

The use of a virtual platform is established to make transparent the contracting carried out by the Public Entities within the framework of the State of Emergency.

Measures are adopted to strengthen the functions of the General Comptroller of the Republic in the framework of the hiring carried out by the Public Entities in the framework of the State of Emergency, such as: Electronic application for basket hiring, concurrent control actions in emergency hiring, among others.

– The use of the virtual platform is promoted in order to follow up on the hiring carried out by the Public Entities.
– It is authorized that the Single Registry of Contributors (RUC) may be requested virtually, which allows many small and micro entrepreneurs to obtain the RUC and thus register in the National Registry of Suppliers.
– It is indicated that in the framework of the State of Emergency, the regularization of the RNP can be dispensed with, since the haste in contracting requires that the necessary goods be contracted to deal with the situation.
– The use of social networks is being used to promote and provide training, which has been very well received at the national level.

– Regulations have been issued to reactive the economy, with special emphasis on boosting MSEs.
– Proposals are being worked on to boost the participation of MSEs in public procurement.
– Virtual training on public procurement is being provided, sponsored and developed by OSCE staff.

The OSCE has implemented an online tool that promotes effective control of public expenditure during the national emergency against COVID-19. This tool allows citizens to visualize the direct hiring that the entities have carried out, filtering information by region, sector, type of entity, product category and name of the supplier. This tool allows citizens to view the direct contracts that entities have awarded, filtering information by region, sector, type of entity, product category and name of the supplier.

Likewise, a ranking of entities stands out so that users know which ones have the largest number of processes and the amounts contracted. In this way, the monitoring of contracts by emergency is promoted.

The lack of integrity of some public procurement actors who take advantage of the emergency situation to commit acts of corruption. The higher overheads, direct costs and other economic effects generated by the paralysis of the execution of contracts, due to the implementation of health measures to face and control the emergency.

Exchange of information from other countries on how governing bodies are leading the emergency, from the field of public procurement.

Immediate direct Procurement, by entities directly linked to the health emergency, with supervision ex-post.

PeruCompras procuring health products in bulk.

Dialogue with WHO to procure tests.

Procurement of pneumococcal vaccines.

Problemas históricos relativos a la capacidad de los compradores, pero se han adoptado medidas para involucrar a la agencia de compras y entidades especializadas.

No han identificado problema de abastecimiento por ahora.

At this time, the government has already implemented measures and they are under execution.

0

Use of uncommitted funds.

Fragmentation of contracts to evade thresholds.

Falta de procedimiento específicos para atender la emergencia.

La compra directa no ha resultado conveniente, lleva días y los precios no están disponibles.

Procesos muy largos para procesos administrativos como redistribuciones y cambios de uso de fondos.

El proceso de pago no cambia con la emergencia.

Incremento de precios conforme los bienes se vuelven más escasos.

Dependencia del exterior para mantener los equipos médicos complejos.

El proceso de reembolso del BM para asistencia por emergencia es inaccesible debido a procesos locales.

Information on estimated funding required to confront the threat of COVID-19.

0

Activation of the national emergency response plan.

Additional purchase of personal protective equipment.

Stakeholder engagement meetings.

Technical support from PAHO, CARPHA and Public Health of England.

Contingency funds to support the crisis responses.

Vulnerabilidad a las importaciones que vienen en su mayoría de US.

Disrupciones a la cadena de suministro.

Desabasto de alimentos, agua, insumos para la salud, insumos de limpieza.

Dificultad para obtener cotizaciones y poca respuesta de los proveedores.

Restricciones para envíos.

Compras de pánico.

Identify offer and suppliers of essential raw materials, and supplies.

Contracting and Purchasing Agency of the State (ARCE)

En Uruguay, la Presidencia de la República, dispuso crear el Fondo Coronavirus, con el fin de cubrir las necesidades generadas por la emergencia sanitaria, tanto a nivel económico como social.

Dentro del Plan Nacional Coronavirus, se realizaron compras para cubrir los requerimientos de diversos organismos a fin de contar con insumos esenciales para enfrentar el COVID – 19.

ARCE actúo en forma conjunta con la Unidad de Compras Centralizada (UCA) del Ministerio de Economía y Finanzas para brindar asistencia en el proceso de compra y contratación (así como en la comunicación con los actores involucrados), de elementos indispensables para la situación sanitaria del momento. A través de UCA, se adquirieron de forma centralizada para las unidades de compra demandantes: respiradores de uso médico y monitores de signos vitales CIF, solución hidroalcohólica para la desinfección de manos (gel) o productos sustitutivos, alcohol, guantes y tapabocas, equipos de protección personal de uso médico, material médico, fármacos y analgésicos, estudios diagnósticos, canastas de víveres secos, etc.

Por otra parte, existen en el marco normativo uruguayo procedimientos de compra por excepción para casos de emergencia que se activaron durante este proceso. Estos procedimientos permiten un abastecimiento rápido y eficiente, con acciones coordinadas desde el Sistema Nacional de Emergencia (SINAE), una institución gubernamental especializada en el abordaje de situaciones contingentes que impactan fuertemente en la población.

El sistema nacional de contratación pública estaba preparado y contaba con los procesos articulados para reaccionar de forma ágil y eficaz a la pandemia, a la vez que las grandes capacidades del país en materia de gobierno digital permitieron que las entidades estatales pudieran continuar prestando sus servicios a pesar de las limitaciones de la presencialidad de las oficinas públicas impuestas por la libertad social responsable definida.

A su vez, a través de la recientemente promulgada Ley de Urgente Consideración, N° 19.889, de 08 de julio de 2020, se ha previsto un fortalecimiento del sistema nacional de compras del Estado consistente con las necesidades generadas por la pandemia:

– Fortalecimiento de procedimientos concurrentes y ágiles: convenios marco y concurso de precios.
– Mejora de los mecanismos de previsión y planificación de la demanda: obligatoriedad del plan anual de compras.
– Estimación de precios máximos de referencia.
– Generalización del uso del Catálogo Único de Bienes y Servicios.
– Mayor control y seguimiento en la ejecución de los contratos.
– Centralización de los procesos de adquisición.

Actualmente, no existen Convenios Marco vigentes destinados al rubro, si bien Uruguay cuenta con la Unidad Centralizada de Adquisiciones (UCA) cuyo cometido consiste en la adquisición centralizada de insumos médicos y alimentos.

El reto principal de ARCE es incorporar las mejoras en el Sistema de Compras del país, para alcanzar un mayor fortalecimiento y robustez del sistema. También, profundizar en la profesionalización de los compradores públicos para que estos se encuentren preparados y respondan con idoneidad en situaciones de emergencia.

Un problema importante, a la hora de atender la emergencia para ARCE, fue enfrentar la escasez de insumos y equipamiento necesarios en el mercado uruguayo. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) hizo una evaluación de proveedores a nivel local y resolvió como medida paliativa la importación de los bienes faltantes frente a la carencia en plaza.

Como miembro de la Red Interamericana de Compras Gubernamentales, ARCE entiende la pertinencia del intercambio de experiencias con los países de la región en la utilización de instrumentos en sus sistemas de compra para poder evaluar alternativas eficientes de diseño e implementación en Uruguay.

Otro apoyo relevante para ARCE sería explorar la posibilidad de utilizar a la RICG como vehículo para articular compras colaborativas entre los países, que permitan lograr mayor poder de negociación para adquirir bienes durante la emergencia sanitaria.