Aquella modalidad de proceso complejo que tiene la virtud de agregar la demanda de bienes y servicios y posibilitar una compra ordenada, homologada y ágil de parte de las entidades, cada vez va ganando más terreno dentro de las prácticas de compras públicas de los países de la Región.

Claramente se conocen los beneficios que aporta este proceso a las adquisiciones públicas: mejora de calidad y precio por efectos de la agrupación de demanda, y evidentes ahorros por eficiencia operacional, al evitar miles de procesos de compra, empleo de recursos humanos, homologación de características y marcas, cortos tiempos en el aprovisionamiento en general.

Claramente se distinguen dos etapas en este proceso: la de selección y la operativa, es decir, aquélla en que las entidades compradoras hacer sus adquisiciones.

Gráfico 1: Etapas

A raíz de la creación de entes rectores o reguladores de las compras públicas, la primera fase de selección está a su cargo, aunque bien pudiera hacerlo otra entidad o un grupo de entidades.

Gráfico 2: Primera etapa: selección

La concepción, planificación, análisis, difusión, proceso de selección y estructuración del convenio marco requieren de algunas precisiones que determinarán el nivel de éxito del mecanismo.

En efecto, es primordial estimar adecuadamente la necesidad o la demanda pública de bienes y servicios para establecer el número de compradoras, su ubicación y volumen del mercado.

Una mala estimación del nivel de compras podría significar dificultades para los proveedores, bien sea porque pudieran ver sobrepasada su capacidad de producción o comercialización (en caso de una estimación diminuta), o bien porque la sobre estimación de ventas resultaría en futuras pérdidas por haber previsto en demasía materias primas, insumos o productos. Desde luego, las entidades compradoras podrían también verse afectadas por efectos de demoras en las entregas y desabastecimiento.

La ubicación y número de entidades son indispensables para encuadrar otras condiciones de la entrega: sitios, logística, transporte, costes, riesgos de almacenamiento y de conservación de los productos, plazos de entrega, etc.

A su vez, desde el punto de vista de la oferta, es necesario conocer algunos aspectos relevantes y determinantes en los resultados del proceso. Una descripción mínima de mercado debería incluir datos de los posibles proveedores, su ubicación, su composición por tamaño (micro, pequeñas o medianas empresas), por su actividad (productores, distribuidores mayoristas, comercializadores minoristas), posibilidades de abastecimiento en atención al volumen de la demanda.

No estaría por demás analizar inclusive las prácticas del mercado, como por ejemplo los precios de venta al sector público y al sector privado, el nivel de concentración de agentes en los procesos de producción o comercialización, todo esto con miras a evitar prácticas no deseables como reparto de cuotas, acuerdos de precios o distribución geográfica entre los posibles proveedores.

La difusión del mecanismo en general y de cada proceso en particular es necesaria para involucrar a los futuros proveedores, con ánimo de contar con una real competencia, así como para incentivar la participación de la sociedad civil y también de los organismos de control, quienes deben jugar su rol en la estructuración y ejecución del proceso.

Especial cuidado debe merecer la estructuración del convenio marco. Éste deberá contener descripciones relacionadas con las obligaciones del proveedor de cara a los pedidos de las entidades, verbigracia entregas, plazos, formalidades documentales, riesgos a su cargo, necesidades de reposición, mantenimiento, reparación, etc. Además, deberá establecer reglas sobre prevención o corrección de conflictos, así como remedios y sanciones frente a los posibles incumplimientos.

Pero también debe establecer algunas responsabilidades frente a la operación del convenio, como por ejemplo la carga de información para la catalogación, la actualización de la misma, el reemplazo de productos cuando le sea permitido, eventualmente reportes al organismo rector o las entidades.

La etapa de operación va a depender fundamentalmente de la buena estructuración de la fase de selección. Las entidades sentirán un real beneficio del mecanismo siempre que se obtenga lo siguiente: